Menu
Pasang iklan SEO disini Murah, 300.000/6 Bulan dan dapatkan Trafik setiap harinya

Membuat Surat Gabungan (Mail Merge)

Jun
23
2015
by : PakdheBudi Kayamara. Posted in : Uncategorized
Membuat Surat Gabungan (Mail Merge)
    Mail Merge adalah fasilitas yang terdapat di Ms. Word yang digunakan untuk membuat surat kepada beberapa penerima dengan isi surat yang sama atau bisa disebut surat massal. Dengan Mail Merge kita hanya perlu membuat sebuah surat format sebagai dokumen induk, tanpa harus mengisi langsung data dari penerima surat tersebut, seperti: nama, alamat, atau bagian lain berbeda. Dengan fasilitas Mail Merge yang disediakan Ms. Word dapat membuat beberapa data sekaligus untuk masing-masing penerima surat.
    Langkah awal sebelum membuat data surat dengan Mail Merge adalah sebagai berikut.
a.    Ketik sebuah format surat sebagai dokumen induk.
b.    Pilih tab Mailing > grup Start Mail Marge > klik tombol Select Recipient.

c.    Klik pilihan perintah Type New List untuk membuat data baru sehingga tampil kotak dialog New Adress List.
d.     Klik tombol Customize Column sehingga tampil kotak dialog Customize Address List, untuk membuat field/ kolom data.
e.    Hapus semua field dari kotak Field Name dengan menggunakan tombol Delete.
f.    Klik tombol Add untuk menampilkan kotak dialog Add Field, kemudian ketiklah nama field-nya dan akhiri dengan Enter. Contoh: ketik ”Nama”, ”Alamat”, dan sebagainya. Jika ingin mengubah nama field yang sudah ada, gunakan tombol Rename. Jika ingin memindah urutan field, gunakan tombol Move Up dan Move Down.
g.    Klik tombol OK, untuk kembali ke kotak dialog New Adress List.
h.    Ketiklah data surat. Gunakan tombol Tab pada keyboard untuk memindah kursor. Jika ingin menambah data baru, tekan New Entry. Jika ingin menghapus baris data, tekan tombol Delete Entry.
i.    Jika semua data sudah dimasukkan, klik tombol OK, sehingga tampil kotak dialog Save Address List.
j.    Simpan data surat dengan nama file yang Anda kehendaki dan klik tombol Save.
k.    Berikutnya adalah menyisipkan field ke dalam dokumen surat, yaitu dengan cara: aktifkan kursor ditempat yang akan Anda sisipkan data field-nya, kemudian klik tab Mailings > pilih grup Write and Insert Field, lalu klik tombol Insert Merge Field untuk menampilkan daftar field yang sudah dibuat.
l.    Klik pilihan field-field yang akan disisipkan ditempat-tempat yang sudah Anda tentukan.

1.    Mengamankan Dokumen

    Langkah mengamankan dokumen dengan menggunakan sistem proteksi adalah sebagai berikut.
a.    Klik tombol Office.
b.    Klik Save As.
c.    Pada kotak dialog Save As > klik tombol Tool > pilih perintah General Option.
d.    Ketik kata sandi di kotak Password to Open untuk memproteksi dokumen saat dokumen dibuka dan ketik kata sandi di kotak Password to Modify untuk memproteksi dokumen dari proses modifikasi.
e.    Tekan tombol OK.
f.    Dari kotak konfirmasi yang tampil, ketik ulang kata sandi yang telah dipasang di kotak Password to Open, kemudian klik tombol OK untuk kembali ke kotak dialog Save AS.
g.    Dari kotak dialog Save AS, klik Save untuk menyimpan. File dokumen telah berhasil terproteksi sehingga apabila akan membuka dokumen kembali ketiklah Password yang Anda miliki dan tekan OK untuk membuka dokumen.

2.    Mencetak Dokumen
    Mencetak dilakukan untuk menampilkan hasil pekerjaan kita ke dalam media cetak, seperti kertas, kalkir, dan lain sebagainya. Langkah-langkah untuk mencetak dokumen adalah sebagai berikut.
a.    Buka dokumen yang akan dicetak/ diprint.
b.    Pastikan bahwa printer telah siap (ready) dan sudah tersambung (on line) dengan komputer.
c.    Kemudian klik tombol Office Button > Print > kemudian pilih Print atau dengan Ctrl+P.
d.    Tentukan nama jenis printer yang digunakan pada tombol Name.
e.    Kemudian berikan tanda centang All pada kotak Page Range, lalu klik OK.
    Beberapa pilihan pada kotak range, yaitu sebagai berikut.
1)    All, untuk mencetak semua halaman.
2)    Current Page, untuk mencetak halaman dimana kursor berada.
3)    Page, untuk mencetak halaman tertentu saja yaitu dengan mengetikkan nomor halaman yang diinginkan.
f.    Pada kotak Number of Copies, ketik angka sesuai jumlah rangkap cetak yang diinginkan.
g.    Pada daftar pilihan Print What, pilih dokumen apabila ingin mencetak isi dokumen.
h.    Tentukan halaman yang dicetak pada tombol Print, antara lain sebagai berikut.
1)    All Pages In range, jika ingin mencetak semua halaman (genap dan ganjil).
2)    Odd Pages, jika ingin mencetak halaman ganjil saja.
3)    Even Pages, jika ingin mencetak halaman genap saja.
i.    Klik OK.

to share...Share on FacebookShare on Google+Share on TumblrTweet about this on TwitterEmail this to someone

Komentar

bebas bayar, pembayaran mudah dan cepat, transaksi online, pembayaran tagihan dan tiket, transfer dana online

artikel lainnya Membuat Surat Gabungan (Mail Merge)

Tuesday 2 June 2015 | Uncategorized

PT IFARS Pharmaceutical Laboratories, perusahaan yang bergerak dibidang manufaktur farmasi, seiring dengan perkembangan perusahaan saat ini…

Friday 25 August 2017 | Uncategorized

Pentas Mamanda Kalimantan Selatan (https://dapursenikalimantanselatan.blogspot.co.id) Mamanda adalah seni teater rakyat atau pementasan tradisional yang berasal dari…

Monday 10 July 2017 | Uncategorized

senatahadventureblog to share...Komentar Related posts: Tonton “Wisata arung jeram di senatah adventure” di YouTube Wisata tubing…

Thursday 28 May 2015 | Uncategorized

Batik Cap Terbaik Klik disini Sragen Pakaian Batik Adi Peny Jl. Sumaini 1 Purwosari, Kroyo, Karangmalang,…